出錯≠失敗
人是不完美的。只要是人,都會犯錯。
但出錯不等於失敗,失敗往往來自於放任錯誤不解決。
因此藉由犯錯,好好檢討整件事情的發生原因是邁向成功的秘訣。
「下次會注意」是最糟糕的回應
請回憶一下,最近一次出錯你是怎麼道歉的呢?
「我下次會注意」 「我們會加強員工訓練」
說出這句話的同時,通常會被原諒。
但原諒後,你有試圖讓相同的錯誤不再發生嗎?
還是抱著「我被原諒了」這樣的心態,下班後想要快快忘記這糟糕的回憶呢?
誠實面對問題,才能不再犯
是的,這很違反人性。面對問題,我們很容易去逃避、設法掩蓋。
只有認知到人都會犯錯,我們才有勇氣面對問題。
今天犯的錯,放到未來只是人生中的一小段插曲而已。
根本沒有那麼嚴重。
改善小失誤,避免重大事故
你知道嗎?
過往許多重大事故都可以追溯到很多細小的失誤。
美國工業安全先驅者,海恩 (Herbert William Heinrich)
基於過往重大事故研究得出:
1次的重大事故,背後都隱藏著已發生的 29次小事故,300次有驚無險的經驗。
這項法則被稱為「海恩法則」。
樂觀地看,我們犯的錯不都是「小事故」嗎?
只要在這個階段徹底改善問題,就可以有效阻止可能發生的重大事故。
反之,如果犯錯只有一句「下次會注意」,
久而久之,就可能衍生出重大事故。
你的作業流程可以標準化嗎?
標準化、建立 SOP 可以讓出錯的頻率降低!
我們的失誤常常來自同樣的事情,沒有相同的處理流程;事情一多,常常手忙腳亂等。
定期檢視自己的工作流程,檢查工作中是否有重複執行,卻沒有固定流程的任務存在。
優化工作流程,可以大幅減少出錯的機會。
把工作流程畫成樹狀圖
如果你從事專案類型的工作,不妨將你的工作流程畫成樹狀圖吧!
第一步要做什麼,緊接著第二步是什麼,一目瞭然。
如果不是專案類型的工作,也可以用樹狀圖檢視一整天的工作內容。
以一日或一週為單位繪製樹狀圖,將工作流程固定下來,減少依靠記憶執行任務。
如此就可以做到標準化,減少遺漏任務。
設定防呆機制
順暢的工作流程,可能就是出錯的關鍵。
如果某件事情對你來說很重要,我們可以將設定成沒做就不能進行下一步。
以出門必須帶家裡鑰匙舉例,
是不是把他跟機車鑰匙串在一起比較好呢?
此時,如果忘記帶鑰匙,連機車都沒辦法發動,自然不會產生忘記帶鑰匙狀況。
「為工作流程增加阻力」,在某些時候反而能起到重要的預防功能。
避免多工
同時處理很多事情,對大腦來說是很大的負荷。
也代表出錯的機會上升。
小時候,是否有嘗試過一邊左手不斷畫圓,另一邊右手不斷畫正方形呢?
縱使你能順利做到,是不是也覺得保持這個狀態很累呢?
從這個例子可以發現,人類同時處理多件事情時效率是極差的。
雖然工作中,任務會像雪片般從四面八方飛來。
但請堅持一次只做一件事。
其他事情請列入代辦清單中。